Kode Administrasi Surat Menyurat

POS INDONESIA

Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut:

  • Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.
  • Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran,dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui orang lain.
  • Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam bentuk tulisan.

Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana, dan teratur.
Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan. Karena melalui surat itu berarti penulis telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.
Dalam menyelenggarakan tata cara penomoran surat menyurat dimaksudkan terwujudnya keseragaman dan tata tertib administrasi surat menyurat dan kearsifan dalam suatu organisasi atau instansi.

Bebarapa hal tentang Surat

Kop surat dan kepala surat

Kepala surat di cetak di tengah bagian atas kop.
Kepala surat memuat :

  • Gambar/ lambang, dibagian kiri atas kop surat
  • Kepanjangan dari nama instansi /organisasi, Nama dipaling atas dari kepala surat dan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan  warna huruf hitam tebal
  • Memberikan keterangan Zona, dicetak dibagian bawah Zona, dan seluruhnya menggunakan huruf kapital   dengan menggunakan huruf hitam tebal
  • Alamat kesekertarian, memuat; nama dan wilayah instansi/organisasi, kode pos, nomor telepon atau email, alamat dicetak di bawah zona dan dengan ukuran huruf lebih kecil dan warna huruf hitam tebal

 .
NOMOR DAN KODE SURAT

  1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode instansi, kode bulan dan kode tahun kalender.
  2. Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor surat adalah satu periode. Dihitung mulai dari masa bakti kepengurusan organisasi/instansi masing-masing.
  3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode surat yang  sesungguhnya.

.

KODE SURAT

1.      Kode surat terdiri dari :

a. Surat Keputusan = SKep
b. Surat Keterangan = SKet
c. Surat Edaran = SEd
d. Surat Tugas = ST
e. Surat Kuasa = SK
f. Surat Peringatan = SP
g. Surat Ijin Kegiatan = SIK
h. Surat Perjanjian = SPn
i. Surat Undangan = Und
j. Memorandum = Mem
k. Nota Dinas = Nd
l. Pengumuman = Peng
m. Surat Ketetapan = STap
n. Surat Perintah = SPer
o. Surat Lain – lain = L

2.      Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan dilaksanakan

a. Konferensi Zona = KZ
b. Seminar Umum = SU
c. Seminar Teknologi = ST

3.      Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai dengan Desember yaitu dengan kode I – XII

4.      Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat

 

PENANDATANGANAN SURAT DAN STEMPEL SURAT

1.      Surat-surat penting yang menyangkut organiasasi/instansi seperti:
Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di tanda tangani   oleh Pimpinan yang berwenang.
Dalam hal Pimpinan berhalangan, penanda tanganan dapat dilakukan oleh struktur yang ada di bawahnya tetapi sudah ada dibawah persetujuan dari pimpinan terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas Nama di atas tanda tangan.

Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.

  •  Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi  stempel surat.
  • Stempel surat adalah stempel resmi instansi/organisasi yang bentuk serta susunan  telah ditentukan.
  • Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel dengan posisi disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh menutupinya.

AGENDA SURAT DAN ARSIP SURAT

Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda.
Buku agenda surat setidak–tidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode surat, alamat dan tujuan serta perihal surat.

1.      Klasifikasi surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari :

  • Sangat rahasia  : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan dan  jika  di ketahui  oleh  pihak  lain  akan mengancam suatu instansi/organisasi.
  • Rahasia/terbatas  : artinya  surat  yang  hanya  boleh  diketahui  oleh pihak yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan mengancam suatu instansi/organisasi.
  • Biasa   : artinya  surat  yang  boleh  diketahui  oleh  pihak  yang tidak   berkepentingan dan tidak mengancam kelembagaan.

   2.      Klasifikasi surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari :

  • Kilat, artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai dibuat dan harus sampai dialamat hari itu juga.
  • Segera, artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima sekretariat dan dikirim menurut jadwal kurir.
  • Kilat/Pos,  artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat.
  • Kilat Khusus/Pos,  artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat khusus.

Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia atau
rahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya.
Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan.
Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.

Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat dimulai dari 000 s/d 900 maka penulis di sini mengkhususkan kode nomor surat untuk wilayah instansi Pendidikan.

000   UMUM
001   Lambang
002   Tanda Kehormatan/Penghargaan untuk pegawailihat 861.1
003   Hari Raya/Besar
004   Ucapan
005   Undangan
020   PERALATAN
040   PERPUSTAKAAN Dokumentasi / Kearsipan / Sandi
042   Dokumentasi
045   Kearsipan
060   ORGANISASI / KETATALAKSANAAN
090   PERJALANAN DINAS
230   ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL
232   Persatuan Guru Republik Indonesia
236   Korps Pegawai Republik Indonesia
239   Organisasi Profesi Dan Fungsional Lainnya
240   ORGANISASI PEMUDA
410   PEMBANGUNAN DESA
411   Pembinaan Usaha Gotong Royong
.14   Pungutan
  .2   Lembaga Sosial Desa (LSD)
.32   Kuliah Kerja Nyata (KKN)
.33   Pusat Latihan
.34   Kursus-Kursus
.35   Kurikulum / Sylabus
.36   Ketrampilan
.37   Pramuka
  .4   Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK)
.25   Petunjuk / Pembinaan Pelaksanaan
  .3   Koperasi Desa
.32   Koperasi Usaha Desa
 420   PENDIDIKAN
   .1   Pendidikan Khusus Klasifikasi disini Pendidikan Putra/I Irja
421   Sekolah
   .1   Pra Sekolah
   .2   Sekolah Dasar
   .3   Sekolah Menengah
   .4   Sekolah Tinggi
   .5   Sekolah Kejuruan
   .6   Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum
   .7   Kegiatan Pelajar
 .71   Reuni Darmawisata
 .72   Pelajar Teladan
 .73   Resimen Mahasiswa
   .8   Sekolah Pendidikan Luar Biasa
   .9   PLS / Pemberantasan Buta Huruf
422   Administrasi Sekolah
  .1   Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian,Pendaftaran, Mapras, peloncoan
  .2   Tahun Pelajaran
  .3   Hari Libur
  .4   Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP
  .5   Beasiswa
423   Metode Belajar
  .1   Kuliah
  .2   Ceramah, Simposium
  .3   Diskusi
  .4   Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur
  .5   Kurikulum
  .6   Karya Tulis
  .7   Ujian
424   Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor
  Klasifikasi Disini: Guru Teladan
425   Sarana Pendidikan
  .1   Gedung
  .11   Gedung Sekolah
  .12   Kampus
  .13   Pusat Kegiatan Mahasiswa
  .2   Buku
  .3   Perlengkapan Sekolah
426   Keolahragaan
  .1   Cabang Olah Raga
  .2   Sarana
 .21   Gedung Olah Raga
 .22   Stadion
 .23   Lapangan
 .24   Kolam renang
  .3   Pesta Olah Raga, Klasifikasi nya: PON, Porsade, Olimpiade,
  .4   KONI
427   Kepramukaan Meliputi: Organisasi dan Kegiatan Remaja
  Klasifikasi Disini: Gelanggang Remaja
428   Kepramukaan
429   Pendidikan  Kedinasan Untuk Depdagri, Lihat 890
430   KEBUDAYAAN
431   Kesenian
   .1   Cabang Kesenian
   .2   Sarana
  .21   Gedung Kesenian
432   Kepurbakalaan
433   Sejarah
434   Bahasa
435   Usaha Pertunjukan, Hiburan, Kesenangan
440   KESEHATAN
441   Pembinaan Kesehatan
442   Obat-obatan
443   Penyakit Menular
444   Gizi
445   Rumah Sakit, Balai Kesehatan, PUSKESMAS,PUSKESMAS Keliling,  Poliklinik
446   Tenaga Medis
448   Pengobatan Tadisional
450   AGAMA
451   Islam
 .1   Peribadatan
 .11   Sholat
 .12   Zakat Fitrah
 .13   Puasa
 .14   MTQ
 .2   Rumah Ibadah
 .3   Tokoh Agama
 .4   Pendidikan
 .41   Tinggi
  42   Menengah
 .43   Dasar
 .44   Pondok Pesantren
 .45   Gedung Sekolah
 .46   Tenaga Pengajar
 .47   Buku
 .48   Dakwah
 .49   Organisasi / Lembaga Pendidikan
 .5   Harta Agama Wakaf, Baitulmal, dsb
 .6   Peradilan
 .7   Organisasi Keagamaan Bukan Politik Majelis Ulama
 .8   Mazhab
456   Urusan Haji
  .1   ONH
  .2   Manasik
560   TENAGA KERJA
   .1   Pengangguran
561   Upah
562   Penempatan Tenaka Kerja, TKI
563   Latihan Kerja
564   Tenaga Kerja
800 KEPEGAWAIAN
810 PENGADAAN
820 MUTASI
822 Kenaikan Gaji Berkala
823 Kenaikan Pangkat / Pengangkatan
824 Pemindahan / Pelimpahan / Perbantuan
825 Datasering dan Penempatan Kembali
826 Penunjukan Tugas Belajar
828 Mutasi Dengan Instansi Lain
830 KEDUDUKAN
Meliputi: Perhitungan Masa Kerja, Penyesuaian Pangkat/

Gaji, Penghargaan Ijasah, Dan Jenjang Pangkat

831 Perhitungan Masa Kerja
832 Penyesuaian Pangkat / Gaji
833 Penghargaan Ijazah / Penyesuaian
834 Jenjang Pangkat / Eselonering
840 KESEJAHTERAAN PEGAWAI
Meliputi: Tunjangan, Dana, Perawatan Kesehatan, Koperasi, Distribusi, Permahan/Tanah,

Bantuan Sosial, Rekreasi Dan Dispensasi.

841 Tunjangan
.1 Jabatan
.2 Kehormatan
.3 Kematian/Uang Duka
.4 Tunjangan Hari Raya
.5 Perjalanan Dinas Tetap/Cuti/Pindah
.6 Keluarga
.7 Sandang, Pangan, Papan (Bapertarum)
842 Dana
.1 Taspen
.2 Kesehatan
. 3 Asuransi
843 Perawatan Kesehatan
844 istribusi
845 Perumahan/Tanah
846 Bantuan Sosial
850 CUTI Meliputi Cuti Tahunan, Cuti Besar, Cuti Sakit, Cuti Hamil, Cuti Naik Haji, Cuti
Diluar Tanggungan Negara Dan Cuti Alasan Lain
860 PENILAIAN
861 Penghargaan
.1 Bintang/Satyalencana
.2 Kenaikan Pangkat Anumerta
.3 Kenaikan Gaji Istimewa
.4 Hadiah Berupa Uang
.5 Pegawai Teladan
862 Hukuman
863 Konduite, DP3, Disiplin Pegawai
864 Ujian Dinas
865 Penilaian Kehidupan Pegawai Negeri
Meliputi: Petunjuk Pelaksanaan Hidup Sederhana, Penilaian Kekayaan Pribadi (LP2P)
870 TATA USAHA KEPEGAWAIAN
871 Formasi
872 Bezetting/Daftar Urut Kepegawaian
873 Registrasi
.1 NIP
.2 KARPEG
.3 Legitiminasi/Tanda Pengenal
.4 Daftar Keluarga, Perkawinan, Perceraian, Karis, Karsu
874 Daftar Riwayat Pekerjaan
875 Kewenangan Mutasi Pegawai
876 Penggajian
.1 SKPP
877 Sumpah/Janji
878 Korps Pegawai
880 PEMBERHENTIAN PEGAWAI
Pemberhentian,Permintaan Sendiri, Dengan Hak Pensiun, Karena
Meninggal Dunia, Alasan Lain, Dengan Diberi Uang Pesangon, Uang Tunggu Untuk
Sementara Waktu Dan Pemberhentian Tidak Dengan Hormat
881 Permintaan Sendiri
882 Dengan Hak Pensiun
883 Karena Meninggal
884 Alasan Lain
885 Uang Pesangon
886 Uang Tunggu
887 Untuk Sementara Waktu
888 Tidak Dengan Hormat
890 PENDIDIKAN PEGAWAI
Meliputi: Perencanaan, Pendidikan Reguler, Pendidikan Non-Reguler, Pendidikan Ke Luar Negeri,

Metode, Tenaga Pengajar, Administrasi Pendidikan, Fasilitas Sarana Pendidikan

891 Perencanaan
892 Pendidikan _Egular / Kader
893 Pendidikan dan Pelatihan / Non Reguler
894 Pendidikan Luar Negeri
895 Metode
896 Tenaga Pengajar / Widyaiswara/Narasumber
897 Administrasi Pendidikan
898 Fasilitas Belajar
899 Sarana
900 KEUANGAN
910 ANGGARAN
920 OTORISASI / SKO
930 VERIFIKASI
940 PEMBUKUAN
950 PERBENDAHARAAN
960 PEMBINAAN KEBENDAHARAAN
961 Pemeriksaan Kas Dan Hasil Pemeriksaan Kas
970 PENDAPATAN
990 BENDAHARAWAN

Demikian rincian singkat tentang Penomoran Surat. Untuk daftaran nomor surat yang lebih lengkap dapat di klik di sini.

.

Terimakasih untuk kunjungannya.

log efullama 5_13

About these ads
Categories: Arsif, Barang milik aset daerah, Kode daftar inventaris, Kode lokasi barang, Kode Surat, Pendidikan, Sekolah | 15 Komentar

Post navigation

15 thoughts on “Kode Administrasi Surat Menyurat

  1. Ping-balik: Keseimbangan Alam | ESDE SATU

  2. terimakasih

  3. Ping-balik: Kode Inventaris Aset Daerah | efull@ma

  4. Ping-balik: Selayang Pandang | efull@ma

  5. Ping-balik: Daftar Isi | eBOOK Efullama

  6. Ping-balik: Administrasi Sekolah | eBOOK Efullama

  7. terimakasih

  8. Rully Nasrullah

    Makasih Yaaaaa

  9. Terima kasih rubriknya sangat membantu tata administrasi kami

  10. Terimakasih pak, sangat membantu saya selaku admin madrasah yang masih terus belajar.

  11. terima kasih pak

  12. Terima ksih, udah bagi ILMUnya, sangat membantu kami dalam administrasi di SETWAN.

  13. bruz

    saya mau nanya pak, untuk pembuatan SK guru Sekolah dasar kode nya menggunakan 421.2 atau 800 ya yang benar?

    • dua2nya juga bisa, kode 800 mengenai kepegawaian sedangkan kode 421.2 menunjukkan khusus Pendidikan tingkat SD..
      tetapi untuk keseragaman “Kepegawaian” digunakan kode 800 karena nanti pada nomornya dapat disertakan nama/no SD nya..
      contoh 800/A/SD.24/VIII/2014
      Ket. 800 kode umum untuk Kepegawaian
      A diisi dengan angka sesuai dengan urutan surat keluar
      SD.24 nomor urut SD sebagai identitas sekolah pada Kecamatan tersebut
      VIII bilangan romawi untuk bulan saat surat dikeluarkan
      2014 tahun dikeluarkannya surat tersebut

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Buat situs web atau blog gratis di WordPress.com. The Adventure Journal Theme.

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 32 pengikut lainnya.

%d bloggers like this: